Cum sa iti amenajezi biroul

Un material startups.ro, 25 Septembrie 2008

Paula Safta

Modul in care iti amenajezi biroul influenteaza destul de mult awarness-ul companiei si profitul acesteia. Daca vrei sa castigi parteneri stabili de afaceri, trebuie sa acorzi atentie si mesajului pe care il transmiti prin imaginea sediului tau. Pentru ca grija cu care organizezi spatiul de lucru se poate reflecta in grija cu care iti tratezi afacerea si clientii.

“O amenajare atenta are rezultate imediate, datorita impactului asupra colaboratorilor si angajatilor, iar pe termen lung poate aduce profit companiei respective”, explica pentru startups.ro Irina Constantin, designer la Knox Design.

Tocmai de aceea, cand incepi sa te gandesti la amenajarea biroului, este bine sa te intrebi mai intai ce vrei sa obtii in urma decorarii. Mai ales ca sumele pe care le poti investi difera in functie de rezultatul pe care mizezi – o relatie mai buna cu furnizorii si clientii companiei sau un mediu de lucru mai placut pentru angajati.

 “Investitia depinde de gradul de modificare si de materiale utilizate, de exemplu, mobila sau corpurile de iluminat. Cu un buget intre 500 si 1.000 de euro poti realiza un efect local, de genul zugravitului, amplasarii siglei sau schimbarii mochetei”, spune Irina Constantin.

Ca surse de inspiratie pentru amenajare, reprezentantii companiilor apeleaza la revistele de specialitate, observa stilul folosit in birourile partenerilor de afaceri sau se axeaza pe design-ul de locuinte pe care il aplica la spatiul de birou.

In general, firmele care ofera servicii sau produse de lux, exclusiviste, investesc mult in amenajrea sediilor. Iar cand vine vorba de inovatie, cele mai deschise spre nou sunt firmele din domeniile care presupun un grad de creativitate mai mare, cum ar fi publicitatea, comunicarea sau arhitectura.

Spatiul de lucru

Culorile utilizate in amenajare ar trebui sa fie inspirate din sigla companiei, dar sa nu apara excesiv.

 “Un element important in sediul unei companii il reprezinta receptia. Prin acest loc trec atat angajatii, cat si clientii, iar amenajarea spatiului transmite mai departe un mesaj important legat de imaginea firmei”, spune Irina Constantin.

Daca in sediul companiei au loc intalniri cu potentiali clienti, trebuie sa creezi un spatiu special pentru acestea. Salile de conferinta trebuie sa fie configurate in functie de numarul aproximativ de persoane care iau parte la o discutie. Pentru intalnirile cu mai putine persoane, poate fi amenajat un colt mai discret, cu o masa pentru cafea.

De asemenea, salile de sedinta ar trebui sa fie amenajate in functie de tipul prezentarilor – daca este nevoie sau nu de un proiector, daca sunt preferate scaune sau fotolii, pentru confortul celor prezenti.

In ceea ce ii priveste pe angajati, prioritatea companiei ar trebui sa fie legata de ergonomia birourilor.

 “De exemplu, ca sa ii faci sa interactioneze sau sa nu mai fie mohorati, poti sa amplasezi fotocopiatorul mai aproape de oamenii care il folosesc mai des, sa stabilesti o coloristica a birourilor corespunzatoare sau sa alegi daca difuzezi muzica sau nu”, spune Irina Constantin.

Designer-ul Knox Design spune ca, in 90% din cazuri, firmele corporatiste isi amenajeaza birourile dupa acelasi stil, fara sa aloce o idee pentru fiecare departament in parte. Acest lucru se intampla in multinationale, unde sunt foarte multe departamente si fiecare membru al firmei are o parere proprie despre amenajare.

 “Totusi, cred ca daca nu se alege un anumit stil de amenajare pentru fiecare departament in parte, atunci conducerea companiei ar trebui sa creeze macar o anumita colaborare intre angajati. De exemplu, sa faca un traseu prin care un contabil sa ajunga mai usor la departamentul cu care lucreaza direct, cum ar fi juridicul. Sau, in cazul programatorilor IT, sa rezerve locuri speciale pentru cafea si fumat, pentru ca ei petrec mai multe ore la birou decat restul angajatilor”, spune Irina Constantin.

Zona de relaxare

Unele companii din domeniile creative sau din IT&C, unde angajatii petrec mult timp la birou, au creat zone speciale de relaxare. Fie ca este vorba de o sala de jocuri sau de o cafenea, acestea ii fac pe oamenii din firma sa interactioneze si sa se simta mai bine la birou.

Chiar daca multe companii nu aloca un buget foarte mare pentru amenajarea sediului, monotonia de la locul de munca ar putea fi eliminata prin cumpararea unui accesoriu distinctiv.

 “In functie de numarul de angajati si de dimensiunea spatiului de lucru, s-ar putea amenaja birourile cu tinte de darts, mese de ping-pong, de fusbal sau cu un sac de box, chiar daca sediul se afla intr-un apartament”, spune Irina Constantin.

In unele cazuri, companiile pot sa creeze chiar si locuri speciale de dormit, unde angajatii sa se poata relaxa timp de jumatate de ora in timpul programului. Sau, pentru motivarea echipelor, se poate amenaja o zona de bar, langa zona de luat masa. Astfel, angajatii pot urmari impreuna o competitie sportiva si pot ajunge sa fie mai apropiati si mai optimisti, ceea ce se reflecta in eficienta mai ridicata a muncii.